Como administrar bem o seu tempo (Portuguese)

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Este é um resumo do artigo "Pare de brigar com o relógio" de Julio Battisti, e fornece dicas importantes para pessoas muito atarefadas, para lê-lo na integra, basta acessar o link: http://www.juliobattisti.com.br/artigos/carreira/relogio2.asp.

Administrar o tempo não significa que você deve ter hora para tomar um cafezinho, porém deve ter um pouco de planejamento e organização, o que exige apenas um pouco de disciplina, boa vontade e objetivos bem definidos. Veja a frase de Julio: "Se você não sabe aonde quer chegar, pouco importa onde você está".

É importante ter os objetivos/metas escrito em algum lugar para não se esquecer de nenhum deles, pois você poderá revisá-los de vez em quando e verificar quais você atingiu ou não.

Julio Battisti sugere a seguinte lista:
• Objetivos de vida no curto, médio e longo prazo;
• Priorizar as informações a serem lidas, os deve ser estudado e todas as suas ações;
• Descartar tudo que não estiver alinhado com os objetivos;
• Revisar a lista de objetivos e dos resultados alcançados trimestralmente, focando os estudos e o trabalho na ação;

Avaliar se você está utilizando bem o seu tempo:
• Tenho a sensação de que nunca consigo terminar todas as tarefas planejadas no tempo previsto?
• Fico alternando entre uma tarefa e outra, sem concluir nem uma nem outra?
• Sou constantemente interrompido enquanto estou executando meu trabalho?
• Gasto mais tempo do que deveria falando ao telefone ou lendo e-mails; ou nem sequer sei quanto tempo gasto com estas atividades?
• Minha lista de tarefas parece interminável?
• Não consigo classificar e priorizar tarefas?
• Sempre deixo a conclusão de minhas tarefas para a última hora?
• Interrompo seguidamente (digamos umas dez vezes por dia) minhas atividades para tomar um cafezinho? Pode ser ansiedade;
• Constantemente deixo de estar com a minha família ou de realizar alguma atividade de lazer para concluir tarefas relacionadas ao trabalho?

Se você respondeu sim para pelo menos três destas perguntas, possivelmente não está utilizando o tempo de uma maneira adequada.

Na seqüência, são relacionados alguns fatos que indicam que você não está conseguindo controlar o seu tempo:
• Você sai de casa para o trabalho sempre apressado, com a sensação de estar atrasado, muitas vezes sem sequer tomar café?
• Você lembra a última vez que teve um almoço agradável, calmo e sem pressa?
• Você lembra a última vez que não se irritou com o motorista do carro a sua frente, porque ele estava andando muito devagar?
• Você está fora de forma, não faz exercícios físicos a séculos e não consegue imaginar um horário na sua agenda para encaixar atividades físicas?
• E se achou, durante a atividade física fica o tempo todo pensando que deveria estar fazendo alguma tarefa relacionada ao trabalho?
• Você há muito tempo não sai com amigos para jantar, dançar e se divertir; ou quando sai sente-se culpado pelo tempo "que está perdendo"?

Dicas para melhorar o gerenciamento do seu tempo:
• Organize suas gavetas e seus arquivos de maneira racional, dividindo por assuntos, projetos, data ou por uma combinação destes critérios. Mantenha ao alcance da mão apenas os documentos relativos a tarefas das quais você esteja tratando.
Guardar papéis desnecessários nos faz perder tempo;
• Mantenha o material de escritório junto;
• Ao ler um documento, destaque as partes principais. Isto facilita na hora de uma leitura rápida, caso precise ler o documento novamente mais adiante;
• Utilize a tecnologia a seu favor;
• Organize reuniões de forma mais produtivas;
• Certifique-se de que a sua comunicação é eficiente;

Talvez todas as tarefas listadas neste artigo não sejam possíveis de ser cumpridas, mas vale a pena tentar a maioria delas.